Умный КЭДО без лишних действий и рисков
Приказы, договоры и заявления сотрудники подписывают с телефона за минуту. Запустим систему в вашей компании за 4–5 недель.
Акрихин
Обзор функционала и интерфейса SmartКЭДО
В SmartКЭДО работают больше 30 компаний: 25 тысяч сотрудников, больше миллиона подписанных документов. Цифры в кейсах назвали сами клиенты.
В электронный вид перевели весь кадровый документооборот и всё, что можно, в охране труда.
Сотрудники производства и сервисных станций без рабочих компьютеров подписывают документы с личных телефонов.
АкрихинСотрудники выбирают даты отпуска с телефона, на заводе — через терминалы.
Кроме документооборота автоматизировали кадровые процессы: сотрудник видит расчётный листок, подаёт заявление на отпуск или командировку в одном месте.
консультаций юристов Comply входят в каждый проект SmartКЭДО
Comply — топ-1 юрфирма в технологиях по версии Право.ru, 2025.
Посмотрим ваши положения, приказы и формы и скажем, что поправить перед переходом на КЭДО.
Подскажем, как по 152-ФЗ оформить согласия сотрудников, поручение обработки и доступы к кадровым данным.
Поможем подготовиться к проверке и ответить на запрос инспектора по электронным документам.
Как оформить документ, когда случай не укладывается в типовой шаблон.
Сотрудники подписывают с телефона, из браузера или на терминале, кадровик видит, кто ещё не подписал.
Telegram, Max, WhatsApp, почта, push или приложение SmartID, которое присылает коды даже без интернета. Сотрудник сам выбирает каналы и какие уведомления куда получать.
Кодом или через passkey, тем же способом, каким разблокируется телефон. Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) выпускается сама при первом входе, несколько документов подписываются разом. Сотрудники без смартфона подписывают на общем терминале: вход по номеру телефона и коду из SMS. С телефона работает мобильная версия в браузере, приложение ставить не нужно.
Из личного кабинета сотрудник подаёт заявление на отпуск или командировку, заказывает справку, сообщает, что изменились данные. Заявление собирается по шаблону, и готовый документ виден сразу.
Выбрали шаблон, отметили сотрудников фильтром или файлом с табельными номерами, указали срок. ФИО, должность и паспортные данные подставятся сами.
Рассылка собирается в группу с полосой прогресса. Напоминания уходят сами, о просрочке система напишет сотруднику, руководителю и кадровику.
По документу, юрлицу или подразделению: кто ознакомился, у кого срок ещё не истёк, кто просрочил. Если документы сотрудника запросит инспектор, их можно скачать одним ZIP-файлом.
SmartКЭДО сделала юридическая фирма Comply. Правила ниже учитывают требования ст. 22.1–22.3 ТК РФ и то, как кадровые документы проверяют инспекторы Роструда и суды.
Положение о КЭДО, соглашение об электронной подписи, согласия и приказы наши юристы готовят при внедрении.
В карточке документа задаётся, нужна подпись или ознакомление, можно ли отказаться, подписывает работодатель до работника или после и где требуется УКЭП.
Работник, согласующие, руководитель и работодатель подписывают по очереди. Штампы всех подписантов и лист согласования попадают в сам документ.
С ЛНА знакомят через лист ознакомления, отдельно подписывать каждый экземпляр не нужно. Повторное ознакомление система назначает сама через заданный срок, отказ фиксируется.
Без согласия сотрудника документ электронно не уйдёт: система предупредит кадровика ещё при назначении.
Срок хранения проставляется по типу документа. Когда он подходит к концу, система предупреждает и даёт продлить хранение или уничтожить документ.
Для тех, кто отказался от КЭДО, шаблон печатается из системы, а подписанный скан загружается обратно. Вся история по сотруднику остаётся в одном месте.
Шаблоны, пакеты и маршруты согласования кадровик меняет сам. Что нельзя сделать настройками, дорабатываем за отдельную плату.
Согласование не нужно: заявление сразу уходит конечным получателям.
Согласующих сотрудник выбирает сам, когда подаёт заявление.
Приказы, заявления, служебные записки, ЛНА, согласия, обучение. Шаблон — обычный .docx с переменными, данные сотрудника и компании подставляются сами.
Задаётся, сколько будет этапов согласования и какие из них обязательны, кого выбирает сам заявитель, кому уходит готовый документ и кого уведомлять о просрочке.
На время отпуска руководитель передаёт согласование заместителю. Документы для приёма собираются в пакет. Можно включить английский интерфейс и добавить к шаблонам переводы.
Расширение для 1С:ЗУП 3.1 и новее добавляет в 1С раздел «SmartКЭДО». Документы уходят на подпись прямо из 1С, а заявления сотрудников возвращаются туда же. Расширение бесплатное и не меняет типовую конфигурацию.
Кнопка «В SmartКЭДО» в мониторе или в самом документе: выбираете печатную форму и подписанта, приказ уходит сотруднику.
Заявления на отпуск и командировку, поданные в SmartКЭДО, загружаются в 1С, и по ним сразу создаётся приказ.
По всем сотрудникам, по выбранным или по документам начислений и выплат. Уволенным — на дату увольнения.
Подразделения, должности, сотрудники, производственные календари и виды отпусков передаются из 1С.
БОСС-Кадровик, SAP и другие учётные системы подключаем через API.
Ставим на ваши серверы или в изолированное облако.
Сотрудники заходят тем же логином, что и в остальные системы компании.
Техническую и юридическую части ведём параллельно.
Ставим отдельную копию SmartКЭДО на ваш сервер или в изолированное облако. Подключаем 1С:ЗУП, БОСС-Кадровик или SAP и вход под корпоративной учётной записью. Сотрудники и оргструктура подтягиваются сами.
Юристы Comply собирают пакет ЛНА под ваши процессы. В это же время кадровики вместе с нами настраивают шаблоны и маршруты согласования.
Обучаем кадровиков и руководителей. Сотрудники получают приглашение в мессенджер или на почту, подпись выпускается при первом входе. Для цехов и складов ставим терминал.
Персональный менеджер, техподдержка и обновления входят в лицензию. Юристы Comply помогают, если пришла проверка или начался спор.
Если у вас уже есть КЭДО, запуск идёт по тому же плану. Перенос архива из прежней системы обсуждаем отдельно. О смене системы →
Неделя 5 — запас для типового внедрения. Если юрлиц несколько или процессы нестандартные, план составим вместе на демо.
Подключаются к SmartКЭДО или работают сами по себе.
Автоматизация комплаенс-процессов: декларации конфликтов интересов, уведомления о подарках, инциденты.
Дистанционный приём кандидатов: настраиваемая анкета, распознавание документов, статусы в реальном времени.
Сбор дат, автоматическое формирование и подписание графика отпусков по всей организации.
Сбор и хранение согласий на обработку персональных данных врачей, фармацевтов и других субъектов. Механизм проверен юристами, каждое действие пишется в журнал.
Перевод в КЭДО документов по ОТ, ЭБ, ПБ, ГО и ЧС: инструктажи с тестами и контроль повторных.
Хранение и поиск документов уволенных сотрудников, контроль сроков хранения и уничтожение по акту. Входит в лицензию.
Цена зависит от размера компании. Техподдержка и все обновления включены в лицензию.
Размер компании
до 200 сотр.
1 000 ₽
/ сотр. / год
200–500 сотр.
900 ₽
/ сотр. / год
500–2 000 сотр.
700 ₽
/ сотр. / год
от 2 000 сотр.
500 ₽
/ сотр. / год
Лицензия
Платформа + все обновления + техподдержка
560 000 ₽ / год
800 сотр. × 700 ₽
Внедрение
Разовая стоимость, необязательно
250 000 ₽ / раз
или своими силами бесплатно
Размещение считается отдельно: на ваших серверах — 50 000 ₽ в год, в изолированном облаке — от 60 000 ₽.
Коммерческое предложение за 1 рабочий день
Оставьте контакты или заполните опросник о компании
Над SmartКЭДО работают больше 20 человек: кадровики, юристы Comply и разработчики.
Сергей Сайганов
CEO SmartКЭДО · сооснователь Comply
11+ лет в технологиях и праве
Елена Сайганова
Руководитель кадрового направления
20+ лет практики в КДП
Юрий Четвериков
Руководитель разработки
Технологическое ядро SmartКЭДО
Артем Дмитриев
Лидер юридического направления
Сооснователь Comply
Александр Стифиенков
Руководитель по работе с клиентами
Внедрение и сопровождение
Александр Сайганов
Руководитель комплаенс-блока
25+ лет в комплаенсе и безопасности
Обычно 4–5 недель от старта до первых подписанных документов. За это время разворачиваем систему, подключаем 1С, юристы Comply готовят ЛНА, кадровики настраивают шаблоны и мы обучаем команду. Если юрлиц несколько или процессы нестандартные, срок обсуждаем на демо.
Лицензия — от 500 до 1 000 ₽ за сотрудника в год в зависимости от размера компании, кадровики — по той же цене. Техподдержка и обновления входят в лицензию. Размещение — отдельно: 50 000 ₽ в год на ваших серверах или от 60 000 ₽ в изолированном облаке. Внедрение — разовый платёж от 130 000 до 250 000 ₽, для компаний от 2 000 сотрудников — индивидуально. Интеграция с 1С и вход под корпоративной учётной записью бесплатны.
Она зависит от числа сотрудников, доли тех, кто работает вне офиса, и штата кадровиков. Посчитать под свою компанию можно в калькуляторе экономии.
Да. Шаблоны документов, маршруты согласования и уведомления кадровик настраивает сам, без IT и программиста 1С.
По ст. 22.2 ТК он вправе отказаться. Для него документы печатаются из системы, а подписанный скан загружается обратно, так что история по сотруднику остаётся в одном месте.
На общем терминале — планшете или компьютере в цехе или на складе. Сотрудник входит по номеру телефона и коду из SMS и подписывает свои документы.
Документы подписаны УНЭП, у каждого видно, кто, когда и чем его подписал. Пакет ЛНА под вашу компанию при внедрении готовят юристы Comply, и они же помогают при проверке.
Для каждого клиента разворачивается отдельная копия системы: на ваших серверах или в изолированном облаке. У нас лицензия ФСТЭК на ТЗКИ, а обработку ПД оформляем соглашением по поручению. Его текст — на странице о безопасности.
Для 1С:ЗУП 3.1 и новее есть готовое расширение. Оно устанавливается бесплатно и не меняет типовую конфигурацию. Расширение передаёт в SmartКЭДО оргструктуру, печатные формы и расчётные листки, а заявления на отпуск и командировки забирает обратно. БОСС-Кадровик, SAP и другие системы подключаем через API.
Наша техподдержка — она входит в лицензию. Обращения принимаем через встроенную систему заявок. Кадровые настройки кадровики меняют сами, технические вопросы идут к нам, а не к вашему IT.
Да, внедрение идёт по обычному плану. Как правило, в SmartКЭДО начинают с чистого листа. Перенос архива из прежней системы обсуждаем под ваш случай. Подробнее — на странице о смене системы.
Да, даём тестовый доступ: систему можно посмотреть самостоятельно или вместе с менеджером на демо. Автоматических списаний нет.
Оставьте контакт — свяжемся в течение рабочего дня.
Заявка отправлена!
Свяжемся в течение рабочего дня.
Пока посмотрите наш Telegram-канал — там полезный контент о КЭДО.
Как выбрать и внедрить систему КЭДО
Отправили на почту