О клиенте
АО «АКРИХИН» — один из крупнейших российских фармацевтических производителей, выпускающий востребованные лекарственные средства различных терапевтических групп. В 2020 году компания заняла 4-е место в рейтинге российских фармпроизводителей по объему продаж на розничном рынке.
Как подразделение международной компании, «АКРИХИН» уделяет особое внимание вопросам комплаенса, этики и корпоративного управления. Однако, несмотря на развитую комплаенс-культуру, процесс декларирования конфликтов интересов требовал серьезных ресурсов и нуждался в автоматизации.
Задача для SmartКЭДО: цифровизация процесса управления конфликтами интересов
В компании более 1000 сотрудников обязаны ежегодно сообщать о конфликтах интересов через систему декларирования. Ранее этот процесс требовал значительных административных и человеческих ресурсов :
- Сбор и обработка деклараций занимали много времени.
- Разбор заявленных конфликтов осложнялся ручной работой и разрозненностью данных.
- Принятие решений по урегулированию конфликтов было непрозрачным и трудоемким.
Для повышения эффективности компания решила автоматизировать процесс и интегрировать управление конфликтами интересов в уже используемую систему кадрового электронного документооборота SmartКЭДО.
Подход к решению: адаптация под бизнес-процессы клиента
Эксперты SmartКЭДО уже имели опыт работы с задачами по декларированию конфликтов интересов. Это позволило быстро разработать методическую основу системы. Однако каждая компания имеет уникальные бизнес-процессы. Специалисты SmartКЭДО всегда учитывают это в работе с клиентами, поэтому важным этапом стало:
- Глубокое погружение в специфику работы «АКРИХИН» и адаптация алгоритмов под реальный процесс.
- Разработка технического задания с учетом всех нюансов и пожеланий заказчика.
- Создание понятного интерфейса, интегрированного в ранее уже внедренную систему КЭДО SmartКЭДО.
Мы взяли на себя не только техническую реализацию, но и методологическую настройку, что значительно сократило сроки внедрения.
Реализация: полный цикл автоматизации
В рамках проекта мы разработали и внедрили модуль, который позволил:
- Создать удобное рабочее место для менеджера отдела комплаенс, где ведется расследование и анализ заявленных конфликтов.
- Автоматизировать уведомления сотрудников о необходимости декларирования КИ.
- Внедрить систему карточек конфликтов интересов, где фиксируются все этапы расследования.
- Информировать руководителей о заявленных конфликтах, обеспечивая прозрачность процесса.
- Интегрировать модуль с системой превентивного поиска аффилированности сотрудников, чтобы объединить анализ данных и упростить принятие решений.
Результаты: скорость, прозрачность, эффективность
Модуль был запущен в апреле 2024 года, как раз к ежегодной кампании по декларированию конфликтов интересов.
- В день старта 1054 сотрудника получили уведомления о необходимости заполнения декларации.
- За 3 дня было обработано 87% деклараций: сотрудники заполнили формы, подписали их электронной подписью и направили на рассмотрение руководителям и в комплаенс-отдел.
- Через 2 месяца достигнуто 100% декларирование — результат, который редко удается даже компаниям с сильной комплаенс-культурой.
Одним из факторов такой скорости стала привычка сотрудников работать в системе SmartКЭДО c интуитивно понятным интерфейсом и контролем дедлайнов.
Отзыв клиента
Мария Ястребова, Менеджер по юридическим вопросам, этике и стандартам ведения бизнеса, «АКРИХИН» АО:
«Выбрав SmartКЭДО для локальной разработки автоматизированной системы управления конфликтами интересов, мы сделали правильный выбор!
Коллеги на высоком профессиональном уровне смогли в кратчайшие сроки запустить программу декларирования и управления выявленными ситуациями КИ, интегрировав данный процесс с модулем КЭДО в едином интерфейсе для сотрудников.
Почему мы довольны:
✅ Полное импортозамещение систем управления КИ и кадрового документооборота.
✅ Защита и конфиденциальность персональных данных сотрудников.
✅ Использование усиленной электронной цифровой подписи (УНЭП).
✅ Технологично, удобно, быстро — система запущена в кратчайшие сроки.
✅ Разработка с пониманием конечного результата и потребностей бизнеса.
Мы довольны проектом и готовы рекомендовать Comply коллегам на рынке!»
Вывод
Проект с АО «АКРИХИН» наглядно демонстрирует, как автоматизация повышает прозрачность и эффективность корпоративных процессов. Внедрение модуля управления конфликтами интересов от SmartКЭДО позволило сократить административные затраты, ускорить обработку данных и повысить качество комплаенс-контроля.
Если вашей компании важно автоматизировать процессы и соответствовать высоким стандартам комплаенса, SmartКЭДО поможет вам сделать это быстро, удобно и надежно. Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше о решениях для вашего бизнеса!