КЭДО (Кадровый Электронный Документооборот) позволяет перевести в цифровой формат практически весь документооборот, связанный с работой HR-отдела. Электронные кадровые документы становятся не только удобными в работе, но и юридически значимыми благодаря использованию электронной подписи. В этой статье разберем, какие документы можно перенести в КЭДО и как это упростит работу вашего бизнеса.
Какие документы переводятся в КЭДО?
1. Трудовые договоры и соглашения
Перевод трудовых договоров в электронный формат значительно ускоряет процесс их подписания и хранения. Это особенно удобно при массовом найме сотрудников или удаленной работе.
2. Дополнительные соглашения к трудовому договору
Изменения условий труда (например, перевод на другую должность или изменение зарплаты) можно оформить через систему КЭДО, что позволяет быстро подписывать и согласовывать документы.
3. Приказы и распоряжения
Все кадровые приказы — о приеме на работу, увольнении, отпусках, командировках — можно перенести в КЭДО, чтобы исключить бумажные архивы и упростить доступ к информации.
4. Заявления сотрудников
Электронный документооборот позволяет HR-отделу оперативно обрабатывать заявления от сотрудников, а сотрудникам — быстро получать одобрение, такие как:
- Заявления на отпуск.
- Заявки на командировку
- Заявления о переводе, увольнении или изменении графика работы.
5. Графики отпусков, табели учета рабочего времени
Эти документы удобно вести и хранить в электронном формате, чтобы упростить доступ для HR и руководителей.
6. Локальные акты, материалы внутреннего обучения и инструкции
Корпоративные правила, должностные инструкции, политика компании и материалы для обучения сотрудников также можно оцифровать.
Юридическая значимость электронных документов
Все документы, переведенные в КЭДО, сохраняют юридическую силу, если используются средства электронной подписи (ЭЦП). Это подтверждено законодательством, в частности, Трудовым кодексом и Законом об электронной подписи № 63-ФЗ.
Какие документы нельзя перевести в КЭДО?
Несмотря на широкий спектр возможностей, некоторые документы по законодательству требуют хранения на бумаге. Например, приказы на увольнение, ряд документов в сфере охраны труда, а также трудовые книжки нельзя перевести на КЭДО. Однако такие ограничения постепенно сокращаются с развитием цифровых технологий и законодательства.
Преимущества перевода кадровых документов в КЭДО
- Экономия времени
Все документы быстро создаются, согласовываются и подписываются в электронном формате.
- Снижение затрат
Исключаются расходы на бумагу, печать, доставку и хранение документов.
- Удобство и доступность
Электронные документы легко найти, их можно открыть в любое время и из любого места, что особенно полезно при удаленной работе.
- Повышение безопасности
Система КЭДО защищает данные от несанкционированного доступа, а шифрование обеспечивает конфиденциальность информации.