Как и многие другие, компания предоставляет своим сотрудникам корпоративные автомобили — для фармпредставителей, технического персонала и т.д. А когда у компании сотни сотрудников на корпоративных автомобилях — это уже не просто эксплуатация машин, это еще и постоянный поток документов. Учёт топлива и ГСМ, уведомления о нарушении водителями правил дорожного движения (ПДД), объяснительные, служебные записки и целый ряд других важных документов…
Документы координаторам приходят отовсюду: из логистики, из кадров, от подрядчиков и от самих сотрудников. В различных форматах – в электронных PDF, Excel, Word, а некоторые – в бумажном виде. Все это нужно собрать, проанализировать и систематизировать. А на части документов еще нужны подписи сотрудников-водителей.
И все это нужно сделать вовремя, даже если сотрудник-водитель где-то на выезде и/или без доступа к компьютеру.
В итоге транспортный отдел, бухгалтерия и другие службы работали в непростых условиях: много ручной рутинной работы, высокие риски пропустить срок или ошибиться в процессе.
И компания задумалась о едином, гибком и юридически корректном цифровом решении, которое бы упорядочило бы этот документооборот, снизило административную нагрузку на сотрудников транспортного отдела, бухгалтерии и смежных заинтересованных служб, а также исключило бы риски нарушения процедур и сроков обработки документов.
Компания учла успешный опыт цифровизации кадрового документооборота и обратилась к нам с запросом о переводе в электронный вид и этих процессов – и мы расширили возможности SmartКЭДО под транспортные процессы.
Что мы сделали в SmartКЭДО
✅ Интегрировали все источники данных
Мы настроили кастомные интеграции с логистическими и подрядными системами, чтобы документы попадали в SmartКЭДО автоматически:
- учётные листы по топливу стали загружаться из корпоративного хранилища, куда выкладываются регламентным заданием в Excel -формате;
- уведомления о нарушениях водителями правил дорожного движения и штрафах ГИБДД автоматически собираются из разных Excel-реестров.
✅ Создали юридически корректные печатные формы
В систему встроены кастомные шаблоны, полностью соответствующие требованиям Трудового кодекса и формальным ожиданиям надзорных органов. Это избавило компанию от ручной проверки форм и минимизировало риски при проверках.
✅ Полностью автоматизировали маршруты документов
Маршруты подписания и логика создания документов теперь работают без участия сотрудников:
- если водитель согласен с возмещением ущерба – автоматически формируется заявление с уже предзаполненными нужными данными;
- если он не согласен — система сама предлагает шаблон служебной записки, в которую остается только вписать объяснение;
- все действия логируются, а HR и координаторы получает уведомления и необходимый доступ к документам в рамках своей ролевой модели.
✅ Добавили отдельную роль для транспортного координатора
Теперь сотрудник, отвечающий за корпоративный транспорт, работает в отдельном удобном интерфейсе, «заточенном» специально под его потребности:
- видит только транспортные документы (и не имеет доступа к документам других служб);
- отслеживает статус подписания документов каждым сотрудником-водителем;
- рассылает напоминания;
- формирует отчеты;
- при необходимости создает и направляет на подпись новые документы — буквально в два клика.
«Этот проект позволил доказать, что даже не вполне кадровые процессы можно автоматизировать при помощи КЭДО, если система и разработчик готовы на подобные эксперименты, — отметил Сергей Сайганов, СЕО SmartКЭДО. Ведь главная задача КЭДО – упрощать процессы, и эта цель была достигнута».
Что получил клиент в итоге
Сотрудники могут подписывать документы прямо со смартфона или планшета, где бы ни находились. Без задержек, без потерь времени, без компьютера – что особенно актуально для штата водителей без стационарного рабочего места.
Логистика, транспортный отдел и отдел продаж получили удобный инструмент для контроля и взаимодействия без лишней бюрократии.
Бухгалтерия избавилась от ручного сбора документов, постоянных сверок и напоминаний «должникам» – всё автоматизировано и прозрачно для всех.
HR-специалисты уверены в корректности всех форм: они проверены, унифицированы и учитывают специфику взаимодействия с водителями и подрядчиками.
Проект стал еще одним наглядным примером того, как SmartКЭДО превращает сложный, разрозненный документооборот в единый, прозрачный и удобный процесс — с учётом всех нюансов, потребностей участников и требований законодательства.
Процессы стали быстрее, юридически чище и проще для всех участников. Транспортные документы больше не создают хаос — теперь это понятная, управляемая и безопасная система.
