Исходная ситуация
Клиент – крупная фармацевтическая компания с большим штатом и развитым отделом продвижения. Сотрудники много звонят клиентам, поэтому компания выдает корпоративные SIM-карты. На каждую симку установлен свой лимит расходов, но жизнь есть жизнь и бывает, что лимиты превышаются по уважительным или не очень причинам.
Превышение само по себе не страшно. Но, как и многое другое, требует определенного кол-ва телодвижений и бумаг соответствии с политиками компании и трудовым законодательством – как минимум, пояснений и заявления сотрудника о компенсации расходов (или о возмещении).
Что в этом сложного
- оператор связи ежемесячно присылает клиенту объёмные сводные отчёты о расходах по картам компании;
- из них специалистам отдела связи нужно вручную вычленять перерасходы и формировать пачку уведомлений сотрудникам;
- уведомления сотрудникам нужно разослать достаточно оперативно, иначе процесс растягивается на недели и никто уже не помнит про какие-то там перерасходы;
- кто-то из сотрудников игнорирует уведомления, кто-то не соглашается – и нужно обрабатывать возражения по разным каналам;
- итоговые документы должны иметь юридическую силу и храниться централизованно;
- сотрудники отдела связи не имеют доступа к кадровой информации и документам, что ограничивает возможность использования классического КЭДО.
Процесс получался длинным, ручным и очень уязвимым к задержкам и ошибкам. Часто эти вещи копились месяцами и ждали своей очереди, что не приводило к четкому порядку.
Как мы помогли наладить процесс
1. Импорт отчетов оператора
Каждый месяц оператор мобильной связи присылает сводный Excel-отчет с детализацией расходов по сотрудникам. Этот файл размещается на FTP-папке на сервере компании.
Мы подключили SmartКЭДО к серверу и настроили регламентное задание на проверку наличия файла в папке по расписанию. Когда файл выложен,обработчик SmartКЭДО сам:
- забирает файл;
- изучает его и находит превышения лимитов;
- сопоставляет сотрудников с учетными записями в SmartКЭДО;
- генерирует уведомления, подставляет в них данные сотрудника и значения;
- рассылает на подпись.
2. Обмен документами
Дальше все происходит по прописанной логике.
Если сотрудник согласен с нецелевым характером перерасхода:
→ система формирует заявление на удержание с уже подставленными корректными данными.
Если не согласен:
→ автоматически создаётся шаблон служебной записки-объяснения, который сотрудник может заполнить прямо в интерфейсе.
Заявление / записка подписываются УНЭПом и улетают по настроенному маршруту на дальнейшую обработку в бухгалтерию.
3. Ролевая модель
Как организовать доступ специалистов отдела связи с КЭДО? Роли обычного работника здесь явно не хватает: нужны возможности по просмотру и поиску всех релевантных документов. А выдавать права кадровика — неправильно, т.к. данные по зарплатам и иные кадровые нюансы точно не находятся в сфере ведения связи.
Поэтому, чтобы сохранить конфиденциальность и разделить доступ к данным, мы создали отдельную специальную роль для специалистов отдела связи.
Для этой роли мы создали отдельный, кастомный интерфейс, позволяющий структурировать информацию по нужным заказчику полям и столбцам, а также работать с назначением документов. Сюда же зашили типовые шаблоны задач.
Для документов добавили дополнительный признак видимости для разделения ролевой модели. Эта роль видит только документы, связанные с корпоративной мобильной связью, не имеет доступа к кадровым процессам и документам.
Но зато — умеет отслеживать статусы подписания своих документов, генерировать уведомления и напоминания, а также формировать нужные отчеты.
Что в результате
- Процесс, который раньше растягивался на несколько дней и требовал десятки переписок и таблиц, теперь выполняется автоматически в течение часа после получения отчёта от оператора мобильной связи.
- Сотрудники моментально получают персональные уведомления и тут же могут согласовать или оспорить перерасход.
- HR и бухгалтерия работают с корректными готовыми документами – без необходимости ручной подготовки.
- Отдел связи контролирует всё внутри своего контура.
- Все документы подписаны и хранятся в электронном виде, что удобно для проверок и аудитов.
«Мы часто видим на рынке, что функционал систем КЭДО предполагает только ознакомление и подписание документов (при этом, не всегда легитимное и доказуемое).
Но ведь система КЭДО это продукт, который разворачивается глобально на всю компанию (или на большую её часть), поэтому мы считаем такой ограниченный подход изначально некорректным и абсолютно несоответствующим целям бизнеса.
И мы сразу закладывали в SmartКЭДО возможности экосистемности и кросс-функциональности. В нашем случае КЭДО перестает быть чисто кадровым. К этой системе и ее процессам подключаются не только различные подразделения HR, но и другие службы – бухгалтерия, юристы, айти-служба, охрана труда, архивисты, другие специалисты, чьи интересы и процессы можно перенести в КЭДО.
Так произошло и в этом конкретном случае. Мы выслушали клиента, проанализировали процесс и предложили оптимальное цифровое решение. И рады, что значительно облегчили жизнь большому количеству людей».
Сергей Сайганов, СЕО SmartКЭДО
SmartКЭДО филигранно помог клиенту решить задачу, лежащую на стыке IT, HR и телеком-инфраструктуры, и превратил трудоемкий, чувствительный и многоступенчатый процесс в быстрый, прозрачный и юридически корректный цифровой инструмент.
Это стало еще одним шагом компании к полноценной цифровизации сервисных и кадровых процессов – без рутины, задержек и ошибок. Хотите также? Обращайтесь!
Другие статьи
Какая вы кадровая капибара?
