Оцифровка воинского учёта: как автоматизация в КЭДО помогает бизнесу соответствовать требованиям

Воинский учёт в организациях – одна из тех обязательных процедур, которые долгие годы велись исключительно в бумажном формате. Однако современные технологии позволяют существенно упростить этот процесс, перенеся ряд документов в электронный вид. Разберёмся, какие именно документы можно оцифровать, как это поможет компаниям, почему система кадрового электронного документооборота (КЭДО) способна сделать процесс взаимодействия с работниками для целей воинского учета более прозрачным и удобным. И как в этом поможет именно SmartКЭДО – специализированное решение для кадровиков.

Какие документы можно перевести в цифровой формат?

Первое, что стоит отметить: оцифровать можно большую половину документов, связанных с воинским учётом. И в частности:

• Подписание документов должностными лицами, ответственными за воинский учет – должностная инструкция, трудовой договор, приказ о назначении ответственным за воинский учет в организации и др.
• Ознакомление работников с локальными актами и информационными материалами по воинскому учету в компании.
• Приказы о направлении в военкомат, различные уведомления работникам – о необходимости предоставить документ ВУ, о необходимости предоставить сведения по ВУ, о необходимости явиться к специалисту по ВУ для получения повестки/направления в ВК и т.д., различные акты, запросы – всё, что требует подписи или подтверждения работника.
• Интерактивные анкеты для сбора и актуализации воинских учётных данных сотрудников.
• Дублирование тех документов, которые пока невозможно полностью перевести в электронный вид (например, направления в военкомат для постановки на учёт, листки сообщений, повестки, карточка по форме 10).

Таким образом, автоматизация воинского учёта через КЭДО позволяет значительно ускорить работу с документами, а также гарантировать, что все необходимые сведения хранятся в безопасном месте и доступны в любой момент.

Проверки военкоматов: что нужно учитывать?

На данный момент проверки воинского учёта фактически выведены из-под действия федерального закона о государственном контроле. При проверках ВК руководствуются приказом МинОбороны. Ход проверок во многом зависит от конкретного военкомата. Некоторые современные военкомы готовы принять документы в электронном формате, особенно если их использование легализовано через кадровый ЭДО. Однако есть и те, кто по-прежнему требует бумажные документы.

Для работодателей это означает одно: важно выстроить грамотную систему воинского учета в КЭДО и наладить взаимодействие с военкоматом. В любом случае проверка будет проводиться именно вашим военкоматом, поэтому заранее изучите его требования и подготовьте все документы в удобном и наглядном виде.

Какие бывают проверки?

• Плановые проверки: проводятся ежегодно для компаний с численностью более 500 сотрудников или не реже одного раза в три года для остальных.
• Внеплановые проверки по отдельным вопросам: назначаются по решению объединённого комиссариата или штаба субъекта Федерации.

Использование кадрового ЭДО помогает легко подтвердить факт своевременного информирования сотрудников, вести актуальные данные и доказывать добросовестность работодателя в случае проверки.

Ответственность за нарушения и штрафы

В последние годы штрафы за отсутствие воинского учёта в компании стали значительно серьёзнее. Если раньше этот вопрос игнорировался многими работодателями, то теперь санкции могут достигать сотен тысяч рублей.

Кого могут привлечь к ответственности?

• Компанию
• Руководителя компании.
• Лицо, ответственное за ведение воинского учёта.

Рассмотрение нарушений ведут военкоматы, и именно они выносят постановления о штрафах. Однако поскольку база данных о назначенных штрафах закрыта, сложно предугадать решения в каждом конкретном случае. Единственное, что есть в открытом доступе – судебные решения по жалобам на действия военкоматов.

За что чаще всего назначают штрафы?

• Непредставление или несвоевременное предоставление сведений о гражданах, не состоящих на воинском учёте, но обязанных состоять (штраф от 40 000 до 50 000 рублей на должностное лицо).
• Непредставление или несвоевременное предоставление сведений, необходимых для ведения воинского учета (например, при приёме или увольнении работника; штраф от 40 000 до 50 000 рублей на должностное лицо).
• Неоповещение граждан о вызове их по повестке военного комиссариата (штраф от 40 000 до 50 000 рублей на должностное лицо или от 350 000 до 400 000 рублей на юридическое лицо)

Срок давности по правонарушениям в области воинского учета составляет три года, но если нарушение признают длящимся, то отсчёт пойдёт со дня обнаружения нарушения.

Можно ли оспорить штраф? Да. Например, если военкомат назначил штраф по текущим ставкам за нарушения, допущенные до 01.10.2023 года, то это противоречит закону. В таких случаях суды, как правило, становятся на сторону работодателя. А использование КЭДО для воинского учёта позволяет сохранить доказательства своевременного исполнения обязанностей работодателя.

Как автоматизация помогает избежать проблем?

Использование системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) в сфере воинского учёта позволяет:

• Легко охватить всех сотрудников компании для целей воинского учета.
• Вести постоянную и качественную работу по актуализации данных.
• Иметь наглядную и юридически значимую доказательную базу, что воинский учет в компании ведется своевременно и добросовестно.
• Наглядно продемонстрировать выполнение всех обязанностей работодателя.
• Доказать, что как работодатель вы предприняли все необходимые действия и предпосылки для выполнения работником своей воинской обязанности.
• Исключить риск потери документов или несвоевременного их предоставления.
• Обеспечить доказательную базу своевременного уведомления сотрудников.

SmartКЭДО – удобное решение для воинского учёта

Система SmartКЭДО выделяется среди других решений тем, что изначально разрабатывалась для кадрового учёта. В отличие от универсальных систем электронного документооборота (ЭДО), которые могут быть сложными для пользователей. SmartКЭДО предлагает готовые инструменты для воинского учета в цифровом формате, интуитивно понятный интерфейс и функционал, созданный специально для кадрового учёта.

Заключение

Автоматизация воинского учёта в КЭДО – это не просто удобство, а необходимость для компаний, которые хотят соответствовать законодательству и избежать штрафов.

SmartКЭДО помогает сделать этот процесс прозрачным, удобным и безопасным как для работодателя, так и для сотрудников.

Хотите узнать, как это работает? Запишитесь на бесплатную индивидуальную демонстрацию SmartКЭДО, и мы покажем, как можно быстро и просто наладить воинский учет в вашей компании!