Политика конфиденциальности

О нас

Настоящая политика конфиденциальности («Политика») определяет условия обработки персональных данных ООО «Комплай» (также «Comply» или «мы»).

Наши юридические реквизиты: ОГРН 1207800126742, ИНН 7811751473, КПП 7801101001. Наш адрес: Россия, 193231, Санкт-Петербург, ул. Чудновского, дом 19, литер А, пом. 4Н, каб. 2.

Предмет Политики

Политика составлена в соответствии с действующим законодательством об обработке персональных данных — в частности, с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» («Закон о персональных данных»).

Политика определяет условия сбора, обработки и хранения персональных данных, в частности, при:

взаимодействии с нами при оказании услуг;
контактировании по электронной почте или любым иным способом;
использовании веб-сайтов comply.ru, smartkedo.pro, complyteka.ru и иных наших веб-сайтов и сервисов («Ресурсы»).

Перед использованием Ресурсов, пожалуйста, ознакомьтесь с условиями Политики. Пользуясь Ресурсами, Вы подтверждаете, что Вы ознакомились с условиями Политики в полном объёме до начала использования.

Цели, категории и основания обработки персональных данных

Мы обрабатываем Ваши персональные данные исключительно в целях, для которых они были собраны или получены. В частности, мы можем обрабатывать персональные данные для достижения целей, указанных в Приложении 1.

Мы можем обрабатывать персональные данные также в иных целях, установленных утверждённым Comply перечнем персональных данных.

Мы обрабатываем персональные данные для целей, указанных в Приложении 1, в следующих случаях:

обработка необходима для заключения, исполнения, изменения или прекращения нами договора, по которому Вы являетесь стороной или выгодоприобретателем (в частности, соглашений об использовании веб-сайтов и сервисов);
обработка осуществляется с Вашего согласия, предоставленного нам либо Вашему работодателю;
обработка необходима для выполнения функций, полномочий и обязанностей, возложенных на нас законодательством (например, законодательства о бухгалтерском и налоговом учёте);
обработка необходима для осуществления наших прав и законных интересов либо прав и законных интересов третьих лиц (в частности, для улучшения пользовательского опыта наших сервисов), если при этом Ваши права и свободы не нарушаются.

Мы не используем Ваши данные в иных целях, если не получили Ваше согласие на такие цели, или не обеспечив иное правовое основание обработки.

Мы вправе в указанных целях вносить персональные данные в информационные системы, хранить и обрабатывать любыми не противоречащими законодательству способами. Если Вы предоставляете по своей инициативе дополнительные персональные данные, не требуемые для достижения цели обработки, такие данные будут незамедлительно уничтожены или заблокированы Comply после их выявления в ходе рассмотрения Вашего обращения или иного взаимодействия с Вами.

Если мы получаем персональные данные от третьего лица, то мы в обязательном порядке требуем подтверждения от этого лица, что оно имеет необходимые основания для передачи персональных данных нам — в частности, включаем соответствующие положения в договоры с третьими лицами (например, Вашим работодателем), от которых можем получать персональные данные.

При обработке персональных данных мы руководствуемся принципами, установленными в Законе о персональных данных: обрабатываем данные на законной и справедливой основе, в течение срока, необходимого для достижения конкретных, заранее определённых целей, после мы удаляем такие персональные данные, если обязанность их хранить не возложена на нас в соответствии с законом или договором.

Мы обрабатываем персональные данные как с использованием, так и без использования средств автоматизации. Перечень действий, которые мы осуществляем с персональными данными, включает получение, сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, обновление и изменение, извлечение, поиск, использование, передачу (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение и в отдельных заранее согласованных с Вами случаях — распространение.

Мы не обрабатываем Ваши биометрические данные, а также сведения, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни.

Осуществление прямых контактов с Вами в целях продвижения товаров, работ и услуг Компании допускается при наличии Вашего согласия, предоставленного в процессе использования Ресурсов либо при ином взаимодействии с нами. Мы вправе запрашивать такое согласие неоднократно, в том числе при каждом новом обращении (например, при заполнении веб-форм с отдельным полем для выражения согласия). Отсутствие повторного согласия при последующих обращениях не является автоматическим отзывом ранее предоставленного согласия.

В случае, если Вы не дали согласия на обработку персональных данных в целях продвижения товаров, работ или услуг, мы осуществляем с Вами коммуникацию в объёме, необходимом для исполнения обязанностей, возложенных на нас законодательством, а также для защиты наших прав и законных интересов при обработке обращений пользователей (например, при ответе на входящие обращения, при обратных звонках или при направлении писем по результатам рассмотрения обращения).

Компания не размещает персональные данные на Ресурсах без Вашего согласия или в иных обусловленных законом случаях. При предоставлении согласий на обработку персональных данных, разрешённых для распространения, условий и запретов не было установлено. Если такие условия и запреты будут установлены, то это положение Политики будет изменено, а соответствующие условия и запреты добавлены на используемые Ресурсы.

Cookie и иные средства веб-аналитики

Cookie — это небольшие файлы, которые создаются и сохраняются браузером при посещении наших сайтов и сервисов. Cookie-файлы хранятся на устройстве не более года и позволяют нам отслеживать качество работы сайтов и сервисов и характеристики их использования, а также оптимизировать маркетинговые активности в интернете.

На наших веб-сайтах и сервисах используются следующие виды средств веб-аналитики:

Технические и функциональные cookie-файлы — используются для обеспечения бесперебойной работы сайтов, а также для запоминания выбранных настроек (в частности, контроля языка и всплывающих баннеров);
Маркетинговые и аналитические cookie-файлы — на веб-сайтах и в сервисах используются решения Яндекс.Метрика для сбора и статистического анализа данных, связанных с использованием сайтов.

Вы можете отключить cookie-файлы в настройках своего браузера в любой момент.

Безопасность персональных данных

Безопасность персональных данных критична для нашей репутации и бизнеса. Поэтому мы полностью концентрируемся на том, чтобы обеспечить необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, иных неправомерных действий, и соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных и иными нормативными актами.

Для защиты персональных данных и прочей информации мы, в том числе:

разрабатываем и соблюдаем внутренние документы по вопросам обработки персональных данных, процедуры предотвращения и выявления нарушений законодательства, устранения их последствий;
используем современные технические средства и программные комплексы, принимаем организационные меры для защиты персональных данных от несанкционированного доступа, неправомерной обработки или передачи, а также от утери, искажения или уничтожения;
всегда проверяем достаточность мер перед созданием новых процессов обработки персональных данных;
моделируем угрозы безопасности персональных данных;
определяем правила доступа к персональным данным, минимизируем и предоставляем доступ только в случаях действительной необходимости, по возможности логируем действия с данными в информационных системах;
оцениваем эффективность и регулярно пересматриваем принимаемые меры;
делаем всё возможное для детектирования уязвимостей и инцидентов безопасности персональных данных;
обучаем наших работников правилам и принципам обработки данных и защиты информации, положениям законодательства РФ, требованиям к неавтоматизированной обработке, знакомим с внутренними документами.

В наших внутренних документах, а также в соглашениях с партнёрами, контрагентами и прочими третьими лицами в части, их касающейся, мы определяем обязательные для исполнения процедуры, направленные на защиту персональных данных и прав субъектов персональных данных.

Мы обеспечиваем локализацию персональных данных на территории РФ и не используем базы данных, расположенные за её пределами, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Срок обработки персональных данных

Мы строго придерживаемся принципов минимизации объёма данных и сроков обработки данных. Мы прекращаем обработку персональных данных, когда:

достигнуты цели их обработки (включая прекращение договоров и иных соглашений);
истёк срок действия согласия на обработку персональных данных или оно досрочно отозвано, и при этом отсутствует иное правовое основание обработки.

По истечении указанных сроков мы можем обрабатывать персональные данные, если обработка необходима для соблюдения нами законодательства, в частности требований бухгалтерского и налогового учёта.

Ваши права и наши контакты

Вы можете задать любой вопрос, касающийся обработки персональных данных, отправив нам письмо на privacy@smartkedo.pro. В частности, Вы можете реализовать следующие права:

Право на получение информации

Вы вправе запрашивать у Comply сведения: о способах обработки Ваших персональных данных; о целях, основаниях использования Ваших персональных данных; о третьих лицах, которым передаются Ваши персональные данные; а также иную информацию, касающуюся обработки Ваших персональных данных.

Право на уточнение или внесение изменений в персональные данные

Вы вправе обратиться к Comply и сообщить актуальные персональные данные, если ранее предоставленные данные устарели. При получении Вашего запроса мы блокируем (прекращаем использование) неактуальных персональных данных до момента их уточнения.

Право на отзыв согласия

Если основанием обработки Ваших персональных данных является предоставленное Comply согласие, то Вы вправе его отозвать в любое время. В случае отзыва согласия мы прекращаем обработку персональных данных, за исключением случаев, когда у Comply имеются иные основания для их обработки.

Право на запрет неправомерной обработки

Если Вы считаете обработку своих данных Comply неправомерной, то Вы вправе обратиться к Comply для устранения возможного нарушения или прекращения обработки Ваших данных.

Политика будет изменяться и дополняться. Актуальный текст Политики размещён по адресу: https://smartkedo.pro/privacy.html.

Мы можем уведомлять Вас о существенных изменениях с помощью баннеров или объявлений на наших сайтах и сервисах или, в необходимых случаях, по электронной почте.

Приложение 1. Перечень обрабатываемых персональных данных

Ниже приведён полный перечень целей, категорий и оснований обработки персональных данных.

На мобильных устройствах и узких экранах таблицу можно прокрутить по горизонтали.

№	Цель обработки	Категории персональных данных	Категории субъектов	Правовое основание	Способ обработки	Срок обработки	Порядок уничтожения
1	Оказание услуг по автоматизации кадрового электронного документооборота и смежных HR-процессов в рамках продуктов линейки SmartКЭДО (SmartКЭДО, SmartКонтроль, SmartПрием, График отпусков, Консент и др.)	Фамилия, имя, отчество Дата рождения Паспортные данные СНИЛС ИНН Адрес регистрации/проживания Контактные данные (телефон, email) Данные о трудовой деятельности (должность, подразделение, стаж) Сведения кадровых документов (приказы, заявления, графики отпусков, согласия) Простая электронная подпись / УНЭП	Работники и представители компаний-клиентов — пользователей продуктов SmartКЭДО	Договор с компанией-клиентом (оператором ПД), в рамках которого Comply выступает обработчиком по поручению оператора в соответствии со ст. 6, ст. 9 152-ФЗ	Автоматизированный	В течение срока действия договора с компанией-клиентом и на период хранения кадровых документов, установленный законодательством РФ, если иное не указано в поручении оператора	Удаление ПД из информационных систем по завершении договора или по поручению оператора; уничтожение ПД на бумажных носителях (при наличии) путём измельчения (шредер) и иными способами
2	Подбор и согласование персонала на вакантные должности	Фамилия, имя, отчество Возраст Сведения об опыте работы Контактная информация Сведения о предпочтениях трудоустройства Сведения из резюме и иным образом дополнительно сообщённые	Соискатели	Необходимость обработки для заключения трудового договора Исполнение договоров с контрагентом (сайты подбора и карьерные агентства), обеспечивающим законное основание обработки	Смешанный	В течение 1 года с даты подачи соискателем резюме для занятия вакантной должности	Удаление ПД из информационных систем, уничтожение ПД на бумажных носителях путём измельчения (шредер) и иными способами
3	Взаимодействие с контрагентами в рамках хозяйственной деятельности, включая поиск и взаимодействие с потенциальными контрагентами до заключения договора, заключение, исполнение и расторжение договоров, в т. ч. договоров ГПХ, СЗ, осуществление проверки контрагентов, учёт привлечённых контрагентов, осуществление расчётов по договорам, обеспечение коммуникаций с ними, обеспечение прав и законных интересов, соблюдение законодательства о бухгалтерском и налоговом учёте, обработку первичной документации	Контрагенты: Фамилия, имя, отчество Адрес электронной почты Номера телефонов Дата рождения Адрес регистрации, почтовый адрес СНИЛС ИНН Данные документа, удостоверяющего личность Сведения о постановке на налоговый учёт Сведения об участии в юридических лицах или наличия статуса ИП Банковские реквизиты Представители контрагента: Фамилия, имя, отчество Сведения документа, удостоверяющего личность Место работы, должность Адрес электронной почты Номера телефонов Сведения об участии в юридических лицах или наличия статуса ИП Страна, город Реквизиты доверенности	Контрагенты, представители контрагентов	Заключение договоров с контрагентами (в т. ч. правил конкурсов) Заключение договоров с контрагентами, обеспечивающими законное основание обработки ПД своих работников и представителей Исполнение требований бухгалтерского и налогового законодательства Обеспечение прав и законных интересов Компании	Смешанный	В течение срока действия договора с контрагентом и 5 лет после его истечения	Удаление ПД из информационных систем, уничтожение ПД на бумажных носителях путём измельчения (шредер) и иными способами
4	Осуществление внешних коммуникаций, включая подготовку и производство рекламных материалов, публикацию материалов на сайте и в социальных сетях	Фамилия, имя, отчество Фотография Видеоизображение Место работы, должность	Представители контрагентов	Согласие на обработку ПД, разрешённых субъектом ПД для распространения	Автоматизированный	В течение проведения маркетинговой активности или до момента отзыва согласия на обработку ПД	Удаление из информационных систем
5	Осуществление рекламных коммуникаций посредством прямых контактов, включая рассылки, проведение опросов, работу с заявками на сайтах	Имя, фамилия Адрес электронной почты Номер телефона Ссылки на аккаунты в мессенджерах и социальных сетях Место работы, должность Информация о подписках Факт получения / прочтения коммуникации Иная информация, предоставляемая в формах и опросах	Лица, предоставившие согласие на получение маркетинговых коммуникаций	Согласие на обработку ПД	Автоматизированный	В течение действия согласия на обработку ПД	Удаление из информационных систем
6	Аналитика поведения для улучшения клиентского опыта, работы сайта, повышения уровня сервиса	ID пикселей и систем веб-аналитики Cookie-файлы Сведения об устройстве Иные данные, собираемые метрическими системами	Посетители сайта	Согласие на обработку ПД в cookie-баннере	Автоматизированный	В течение 1 года с момента последнего посещения сайта	Удаление из информационных систем
7	Предоставление функциональности Ресурсов, включая публикацию позиций и разъяснений государственных органов, обеспечение коммуникаций с пользователями Ресурсов, направление позиций и разъяснений по запросу, сбор и проверка корректности предоставляемых сведений, формирование публичных списков участников	Пользователи Ресурсов: Адрес электронной почты Никнейм, псевдоним или иной идентификатор на Ресурсе Представители органов государственной власти: Фамилия, имя, отчество Место работы, должность Иная информация, указанная в разъяснениях	Пользователи Ресурсов	Принятие и исполнение условий Пользовательских соглашений Ресурсов Обеспечение прав и законных интересов Компании	Автоматизированный	В течение года с момента направления запроса пользователем Ресурса и в течение периода публикации позиции / разъяснения на Ресурсе	Удаление из информационных систем