Без соглашения подпись сотрудника в КЭДО можно оспорить. Шаблон из интернета почти всегда приходится переписывать: в нём чужие названия положений, не те подписи и не те каналы для кодов. Конструктор спросит, как у вас устроен документооборот, и соберёт текст под вашу компанию. Скачать его можно в Word.
Три вопроса о том, как у вас подписывают документы сейчас.
Сотрудники уже подписывают кадровые документы электронно?
Соглашение об электронной подписи есть с каждым сотрудником?
Как его подписывали?
Если соглашения нет или его подписали той же УНЭП или ПЭП, юридически подпись сотрудника не равна собственноручной. Соберите соглашение ниже, распечатайте и подпишите с каждым. Если нужна помощь с переходом, напишите нам.
Пока всё на бумаге, соглашение можно подписать вместе с остальными документами о переходе, до первого электронного документа. Тогда потом не придётся искать тех, кто его не подписал.
Если хотите, сверьте свой текст с нашим: в конструкторе видно, какие пункты обычно включают в соглашение.
Простая и неквалифицированная подписи приравниваются к собственноручной, только если стороны об этом договорились (ч. 2 ст. 6 63-ФЗ). Договориться нужно до того, как сотрудник начнёт подписывать документы в системе. Иначе в споре он может сказать, что ничего не подписывал, и доказать обратное будет сложно.
В суде и на проверке спрашивают одно и то же: чем подписан документ, как вы установили, что подписал именно этот человек, и когда это произошло. Ответы на эти вопросы записывают в соглашении.
Подпись в документе есть, но юридически она не равна собственноручной. Такой документ сотрудник может оспорить.
Подписывается один раз, до начала работы в КЭДО. После этого оспорить подпись в системе сотруднику будет трудно.
Их мы чаще всего находим у компаний, которые уже перешли на КЭДО.
Некоторые сервисы предлагают подписать соглашение прямо в системе. Но подпись получает силу только из соглашения, поэтому подписать ею само соглашение не получится.
Как правильно: на бумаге, один раз. Или УКЭП с обеих сторон.
Договор подписан той же УНЭП, которую он должен признать. Проблема та же, что в первой ошибке, просто её сложнее заметить.
Как правильно: отдельное соглашение со всеми условиями, на бумаге или УКЭП с обеих сторон, до подписания трудового договора.
С новыми сотрудниками его подписывают при приёме, а про тех, кто работал до перехода, забывают. Обычно это люди, которые вернулись из декретного отпуска. Они подписывают документы в КЭДО, но их подписи можно оспорить.
Как правильно: соглашение с каждым, кто подписывает документы в системе. Перед запуском сверьте список сотрудников с подписанными соглашениями.
Трудовой договор, приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий договора и ещё несколько документов работодатель по ст. 22.3 ТК РФ подписывает только УКЭП.
Как правильно: закрепить в положении, какой подписью подписывается каждый вид документа, и настроить это в системе.
Справа собирается документ. Жёлтым подсвечено то, что нужно будет дописать в Word.
Введите ИНН — подтянем реквизиты из ЕГРЮЛ. Всё можно поправить руками или заполнить без подсказки.
От этого зависят и текст соглашения, и допустимые виды подписи.
Получится https://company.smartkedo.pro. Если контур ещё не выделен — оставьте поле пустым, в документ уйдёт прочерк.
На платформе «Работа в России» работник подписывает документы усиленной неквалифицированной подписью, выданной через «Госуслуги», а работодатель — только УКЭП. Порядка выдачи и проверки подписи в собственной системе там нет, поэтому соглашение об УНЭП Системы в этом виде неприменимо: у платформы свои правила и своё пользовательское соглашение.
Если вы рассматриваете переход в коммерческую систему — покажем, как это устроено в SmartКЭДО, и поможем собрать полный комплект документов КЭДО.
Запросить демо SmartКЭДО →Можно выбрать несколько. УКЭП работодателя не спрашиваем: часть документов работодатель по закону подписывает только ею, это уже учтено в тексте.
Как работник подтверждает подпись и как узнаёт, что его ждёт документ.
Нужен хотя бы один канал. Актуальный канал фиксируется в протоколе подписания.
Соглашение ссылается на два ЛНА. Названия у всех разные — подставьте свои, если они отличаются от типовых.
Полный текст — в предпросмотре, его стоит прочитать целиком. Ниже — что в вашей конфигурации может выйти боком.
Оставьте контакты — кнопки скачивания откроются здесь же, ждать письма не нужно.
Документ типовой и не является юридической консультацией. Перед применением адаптируйте его под свои процессы и проверьте у юриста: конфигурация подписей, перечень документов КЭДО и формулировки ЛНА у каждого работодателя свои.
Сам переход на КЭДО вводится локальными актами — приказом и положениями. Но чем именно работник подписывает документы, как эта подпись выдаётся и проверяется и что делать, если ключ скомпрометирован, в положениях обычно не написано. Это и есть предмет соглашения с работником.
Документ из конструктора закрывает эти вопросы: термины (ПЭП, УНЭП Системы, УНЭП «Госключ», УКЭП, протокол подписания), условия равнозначности бумажному документу, какие документы остаются на бумаге по закону, кто и чем подписывает, как работник подтверждает подпись — одноразовым кодом или ключом доступа, выпуск и отзыв ключей УНЭП, блокировка и перевыпуск при компрометации, сроки и доказательственное значение данных системы.
Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий договора работодатель подписывает только УКЭП. Работник в этих случаях — УКЭП или УНЭП; заявление об увольнении и согласие на перевод простой подписью тоже не подписываются. Если в конструкторе выбрать одну ПЭП, он об этом скажет прямо на последнем шаге.
Приказ о введении КЭДО, положение о переходе и положение о порядке его осуществления, уведомление работников, согласие на КЭДО — от тех, у кого был трудовой стаж на 31.12.2021, — и реестр уведомлений. Согласие на КЭДО оформляется отдельным документом на бумаге, соглашение на него только ссылается. Часть заготовок лежит в материалах; посчитать, во что обойдётся переход и сколько он сэкономит, можно в калькуляторе.
Отдельная история — согласие на обработку персональных данных. Оно оформляется самостоятельным документом и приложением к соглашению об электронной подписи быть не должно: у него своё основание, свой срок и свой порядок отзыва. Поэтому конструктор его не составляет и ссылок на него в соглашение не добавляет. Собрать его можно в конструкторе согласия.
Соглашение подписывается на бумаге один раз, остальное происходит в системе.
Готовим соглашение, положения и приказы под ваши процессы. Соглашение сотрудники подписывают на бумаге один раз, перед началом работы в КЭДО.
УНЭП выпускается прямо в SmartКЭДО, ехать в удостоверяющий центр не нужно. Данные сотрудника подтягиваются из вашей учётной системы.
При первом входе сотрудник видит свои данные, может попросить их исправить и подтверждает выпуск УНЭП.
Для каждого шаблона документа заранее указано, какой подписью его подписывают. Подписать трудовой договор УНЭП вместо УКЭП не получится.
Да, если обе стороны подписывают его УКЭП. В остальных случаях надёжнее бумага. УНЭП и ПЭП получают силу из соглашения, поэтому подписать ими само соглашение нельзя: в этот момент они ещё ничего не значат.
Можно, если трудовой договор подписан на бумаге или УКЭП с обеих сторон. Но одной строки «стороны признают УНЭП» мало: в договор придётся перенести всё, что обычно пишут в соглашении.
Если договор подписывается УНЭП, так не получится. Он подписан подписью, которая на момент подписания ещё не имеет силы.
Зависит от того, когда его приняли и давал ли он согласие:
Нет. По соглашению сотрудник обязан держать ключ и коды в тайне. Всё, что подписано под его учётной записью, считается подписанным им самим, пока не доказано обратное, даже если на кнопку нажал коллега.